Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Promiran (Promira Group Oy) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 30.5.2023. Viimeisin muutos 24.6.2025.

Tietosuojaseloste

Tässä asiakirjassa kerrotaan Promira Group Oy:n (myöhemmin ”Promira”) suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.
Tietosuojaseloste koskee www.promira.fi sivuston tai Promira -yhtiöiden palveluiden ja sovellusten käytön yhteydessä annettuja henkilötietoja sekä henkilötietoja, jotka rekisteröity on muussa yhteydessä luovuttanut Promiralle tai Promira on hankkinut yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

Tällä sivustolla olevien linkkien kautta mahdollisesti saavutettavien muiden kolmansien osapuolten sivustot toimivat kyseisen sivun ylläpitäjän antamien tietosuoja- ja evästeselosteiden mukaisesti. Käyttäjiä kehotetaan lukemaan nämä selosteet ennen kolmansien osapuolten sivustojen käyttämistä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Promira Group Oy (2942630-4), jonka toimipaikka on osoitteessa Laaksolahdentie 41 lh. 6, 02730 Espoo.

Yhteyshenkilönä tietosuojaan liittyvissä asioissa toimii edellä mainittujen rekisterinpitäjien toiminnassa Jukka Lakkonen. Sähköpostiosoite tietosuojaan liittyviä yhteydenottoja varten on [email protected].

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

(1) Promiran tuotteiden ja palveluiden tarjoamista, toteuttamista ja käyttämistä sekä esitettyihin pyyntöihin vastaamista varten. Lisäksi käytämme henkilötietoja muuhun yhteydenpitoon asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme kanssa.

(2) markkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostitse, viestinä puhelimeen tai tavallisella postilla (jos käyttäjä ilmoittaa osoitteensa) uutiskirjeitä ja/tai kaupallisia tarjouksia tai tietoja Promiran tuotteista ja palveluista.

Käsittelyllä saatetaan tarkoittaa yhtä tai useampaa seuraavista toimenpiteistä: tietojen keräys, tallentaminen, järjestäminen, rekisteröinti, tutkiminen, säilyttäminen, käsittely, muokkaaminen, valinta, käyttö tai poistaminen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että rekisteröity on Promiran palveluun rekisteröityessään, yhteydenottolomakkeen täyttäessään, sopimuksen tehdessään tai muussa yhteydessä antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Tietojen luovuttaminen on vapaaehtoista, mutta saattaa olla edellytys Promiran palveluiden käyttämiselle.

Lisäksi välttämättömiksi merkittyjen tietojen antaminen yhteydenottopyynnön vaiheessa (esim. yhteydenottotiedot, nimi ja sähköpostiosoite) on tarpeen, jos käyttäjä edellyttää, että hänen viestiinsä vastataan. Käyttäjän esittämien pyyntöjen mukaan Promira saattaa tarvita myös lisätietoja. Näiden lisätietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta jos lisätietoja ei anneta, Promiran on ehkä vaikeaa tai mahdotonta vastata käyttäjän pyyntöihin.

Jos käyttäjä haluaa tilata uutiskirjeen ja/tai vastaanottaa kaupallisia yhteydenottoja, on sähköpostiosoitteen antaminen välttämätöntä.

Käyttäjän tietojen antaminen verkkosivujen kautta tapahtuu täyttämällä yhteydenottolomakkeeseen siellä kysytyt käyttäjän tiedot. Tietoja voidaan luovuttaa myös sosiaalisen median palveluiden kautta sekä sopimusten tekemistä tai palveluiden käyttämistä varten sähköpostitse tai tapaamisen ja puhelinkeskustelun aikana.

Jos käyttäjä on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn myös markkinointitarkoituksia varten, kyseisiä tietoja voidaan käsitellä myös Promiran palveluja koskevien tilasto-, mielipide- sekä markkinatutkimusten tekemistä varten.

Edellä esitetyn lisäksi Promira voi käyttää uusien asiakkaiden hankinnassa sekä autoalan tutkimuksissa yleisesti saatavilla olevia lähteitä henkilötietojen hankkimiseksi. Tällöin henkilötietojen ryhminä ovat nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja oikeusperusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu (artikla 6 kohta f). Promira katsoo, että sillä on oikeutettu etu käyttää yleisistä tietolähteistä saatavilla olevia henkilötietoja omassa liiketoiminnassaan ja tuotteiden markkinoinnissa voidakseen turvata kilpailukykynsä toimialallaan.

4. Henkilötietojen vastaanottajat

Edellä mainitun sivuston palveluihin liittyvät käyttäjän antamat henkilötiedot tallennetuvat Promiran ylläpitämään järjestelmään automaattisesti. Puhelimitse, suullisesti tai sähköpostilla annetut tiedot tallennetaan Promiran järjestelmään kyseistä tehtävää hoitavan työntekijän toimesta.

Edellä ilmoitettujen tarkoitusten toteuttamiseksi tietoja käsittelevät Promiran hallinnollinen ja kaupallinen henkilöstö sekä tietojenkäsittely- ja muita palveluita Promiralle toimittavat yritykset ja niiden henkilökunta (esim. sähköistä markkinointia, sivustojen ylläpito- ja hallintapalveluja toimittavat tahot). Promira on tehnyt ulkopuolisten käsittelijöiden kanssa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen. Lisäksi Promira voi luovuttaa tietoja yhteistyökumppanilleen, mikäli asiakkaan käyttämän palvelun tai tekemän sopimuksen täytäntöönpano sitä edellyttää. Lisäksi Promira voi luovuttaa henkilötietoja mm. viranomaisille, rahalaitoksille ja vakuutusyhtiöille, joita kaikkia sitoo lakiin perustuva salassapitovelvollisuus.

Vastaanotettuja ja käsiteltäviä tietoja ei edellä mainitun lisäksi luovuteta kolmansille osapuolille, ellei kyse ole tiedoista, joita ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön tai jos luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen määräykseen. Tämän lisäksi tietoja voidaan käsitellä ja ne voivat siirtyä yritysjärjestelyiden (kuten liiketoiminnan siirtyminen, fuusio tai jakautuminen) yhteydessä.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, salasanoin ja tarvittavin teknisin toimenpitein suojatuilla Promiran tai sen palveluntuottajan palvelimella. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitomääräyksiä ja Promiran edellyttämiä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä menettelytapoja.

5. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä eikä käsitellä ETA – alueen ulkopuolella.

6. Tietojen säilytysaika

Promira säilyttää rekisteröidyn henkilötietoa vain tarpeellisen ajan. Promiran palveluun rekisteröityneiden henkilöiden tietojen säilytysaika määritellään niiden käyttötarkoituksen mukaan. Mikäli tietojen luovuttaminen sivuston kautta johtaa sopimussuhteeseen Promiran kanssa ja sen palveluiden käyttämiseen, sovelletaan henkilötietojen säilyttämiseen voimassa olevaa lainsäädäntöä (kuten esimerkiksi kirjanpitolakia).

7. Lisätietoja/rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään lähettämällä tällaista pyyntöä koskeva sähköpostiviesti jäljempänä yksilöityyn sähköpostiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, mutta se ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen tai henkilötietojen lainmukaiseen säilytysaikaan. Rekisteröity voi myös erikseen vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, mikä ei vaikuta Promiran palveluiden käyttöön muutoin.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 00520 Helsinki tai [email protected]).

Henkilötietojen antaminen ei perustu lakisääteiseen vaatimukseen. Promiran järjestelmässä/palvelussa kysyttyjen tietojen luovuttaminen on kuitenkin edellytys sille, että voit tehdä sopimuksen Promiran kanssa ja/tai käyttää Promiran palvelua. Luovutettuja tietoja voidaan käyttää myös automaattiseen käsittelyyn ja päätöksentekoon, kuten profilointiin. Rekisteröidyllä on milloin vain mahdollisuus vastustaa henkilötietojen käyttämistä automaattiseen päätöksentekoon.

Edellä mainittuja oikeuksia käyttääksesi voit ottaa yhteyttä kirjoittamalla osoitteeseen [email protected].

8. Tietoturvasta

Promira käsittelee antamiasi henkilötietoja riittävin ja ajan tasalla olevin teknisin ja organisatorisin suojaustoimin. Promiran tarkoituksena on minimoida tietojen tuhoutumisen, katoamisen, luvattoman käsittelyn, niihin pääsyn tai ilmoitetuista tarkoituksista poikkeavan käsittelyn vaarat. Käyttäjien tulee kuitenkin olla tietoisia siitä, että esimerkiksi internetin ja sähköpostin käytössä on aina olemassa tietosuojariskejä, eikä täydellistä tietoturvaa voida taata.

9. Internetin käyttöä koskevat tiedot ja evästeet

Internetin käyttöä koskevat tiedot

Sivuston toimintaa varten käytetyt tietojärjestelmät ja ohjelmat keräävät jonkin verran tiettyjä henkilötietoja, joiden lähettäminen kuuluu internetin tiedonsiirtoprotokolliin. Tällaisia ovat esimerkiksi sivustolla vierailevien käyttäjien tietokoneiden IP- tai toimialueosoitteet, pyydettyjen resurssien URI-osoitteet (Uniform Resource Identifier). Lisäksi tietojärjestelmät ja ohjelmat voivat kerätä palvelimelle tietoja pyyntöjen ajoista, pyynnön menetelmistä, vastaukseksi saatujen tiedostojen koosta, palvelimen vastauksen tilan selvittävistä numerokoodeista (valmis, virhe, jne.), ja muista parametreistä, jotka liittyvät käyttäjän käyttöjärjestelmään ja verkkoon.

Näitä tietoja ei kerätä tai käytetä käyttäjän tunnistamiseen, mutta luonteensa vuoksi käyttäjän tunnistaminen voi olla mahdollista käsittelemällä ja yhdistämällä näitä tietoja kolmansien osapuolten hallinnoimien tietojen kanssa.
Promira käyttää näitä tietoja ainoastaan sivuston käytön anonyymiä tilastointia varten ja jotta voitaisiin varmistaa sivuston oikeanlainen toimivuus.

Kyseisiä tietoja voidaan lisäksi käyttää sivustoa koskevien tietoturva- tai muiden rikosten selvittämiseen. Muissa kuin rikoksen selvittämistä koskevissa tapauksissa sivuston kontakteja koskevat tiedot poistetaan heti käsittelyn jälkeen tai viimeistään seitsemän päivän kuluessa.

Evästeet

Joissakin tapauksissa Promira kerää henkilötietoja eri tekniikoita käyttäen, mukaan lukien evästeet. Evästeet koostuvat sivuston selaimelle (joka saattaa olla oma selaimesi) lähettämistä tiedoista. Tämä tieto voidaan tallentaa tietokoneelle (joka voi olla oma tietokoneesi) tunnisteilla, joista voidaan tunnistaa tietokone, mutta ei käyttäjää.

Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Tarkoituksena on mahdollistaa sivuston toiminta ja parantaa sen käytettävyyttä sekä tutkia sivuston käyttöä tilastollisesti.

Voit antaa suostumuksesi tai kieltää evästeiden käytön ryhtyessäsi käyttämään verkkosivustoamme tai verkkoselaimesi asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.